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所謂高效開(kāi)會(huì)，就是在達(dá)到會(huì)議目的的同時(shí)，盡量減少時(shí)間消耗，提高會(huì)議效率。其核心思想是，第一，減少不必要的時(shí)間浪費(fèi)。第二，必要的時(shí)間提前一部分到會(huì)前。第三，對(duì)會(huì)議時(shí)間嚴(yán)格把控，形成高效的決策、執(zhí)行、追蹤策略制度。以此為指導(dǎo)，在會(huì)議事要注意這三點(diǎn)。
節(jié)奏
會(huì)議是有時(shí)間成本的。要掌握六個(gè)方式控制節(jié)奏的方式：嚴(yán)格確定召開(kāi)時(shí)間；要求與會(huì)者嚴(yán)格守時(shí)；控制參會(huì)者發(fā)言時(shí)間；制定會(huì)議秩序并且要求嚴(yán)格準(zhǔn)守；控制會(huì)議主題，不要跑偏。絕不超時(shí)。
王健林說(shuō)，萬(wàn)達(dá)人開(kāi)會(huì)都是站著開(kāi)。在萬(wàn)達(dá)，時(shí)間原則很重要，開(kāi)會(huì)不管誰(shuí)遲到了都會(huì)重罰，開(kāi)會(huì)時(shí)間不許拖延，不只是開(kāi)會(huì)要準(zhǔn)時(shí)，散會(huì)也要準(zhǔn)時(shí)，每個(gè)人的發(fā)言時(shí)間都有控制。在萬(wàn)達(dá)的會(huì)議不準(zhǔn)說(shuō)空話、廢話，直中要害，不要講冠冕堂皇的話，就連PPT都不允許超過(guò)十頁(yè)。
準(zhǔn)備
不打無(wú)準(zhǔn)備之仗，不開(kāi)無(wú)準(zhǔn)備之會(huì)。要通過(guò)以下三種點(diǎn)，讓會(huì)議與會(huì)者做到完全充分的準(zhǔn)備。一是會(huì)議通知完備，確認(rèn)所有與會(huì)者確認(rèn)收到。二是在會(huì)議通知中必須明確提供會(huì)議的議題和議程。三是做到準(zhǔn)備資料提前發(fā)放到每個(gè)與會(huì)者手中。
亞馬遜的會(huì)議非常令人震撼。為此《貝佐斯如何開(kāi)會(huì)》專門有一本書(shū)描述了亞馬迅的會(huì)議過(guò)程及其思想。為了在短時(shí)間內(nèi)做出正確決策，亞馬遜在會(huì)議資料的準(zhǔn)備方面下足功夫，定下了一套獨(dú)具一格的會(huì)議資料制作規(guī)則。分享必須是文檔而不是PPT。項(xiàng)目主管就是會(huì)議的負(fù)責(zé)人；會(huì)議從“沉默”開(kāi)始，用15分鐘進(jìn)行默讀。
結(jié)果
“散會(huì)不追蹤，開(kāi)會(huì)一場(chǎng)空”，會(huì)議的目的是解決問(wèn)題，必須有決議、有追蹤、有結(jié)果、有考核。會(huì)議沒(méi)有形成決議，導(dǎo)致會(huì)議的作用沒(méi)有體現(xiàn)出來(lái)，更會(huì)讓一些管理人員誤認(rèn)為開(kāi)會(huì)沒(méi)有意義，直接影響其不想主持開(kāi)會(huì)或者參與開(kāi)會(huì)。
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